Inventurlösungen mit SAP Standard - Bestände korrekt aufnehmen und dokumentieren
“Das Ziel ist es, die Abläufe der Inventur für den Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten, sodass keine Fragen aufkommen und der SAP Standard im Hintergrund läuft.”
Tobias, Projektleitung Retail Inventur Lösungen
MDE Geräte nicht SAP-kompatibel
Im Jahr 2020 wurden viele Transgourmet- und Selgros Märkte auf SAP umgestellt. Damit einher ging, dass auch die Inventurlösung in SAP bereitstehen musste. Das Altsystem lief mit mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE), die nicht SAP-kompatibel waren.
Inventurlösung für Transgourmet und Selgros
Um keine Zeit zu verlieren, wurde noch im Jahr 2020 mit dem Projekt begonnen. Es sollte sichergestellt werden, dass zum Ende des Jahres eine Stichtagsinventur vollzogen werden kann, die die regulären Standards einhält, zertifiziert ist und für alle Märkte eingesetzt werden kann. Der Zeitdruck war immens.
Komplikationen im Projektverlauf
Als der Pilot Ende 2020 in einem Testmarkt ausgerollt wurde, stellten sich jedoch extreme Performance Probleme ein. Die Nutzer sollten in der Lage sein, alle Informationen, die benötigt werden, intuitiv auf der grafischen Benutzeroberfläche des MDE Gerätes einzugeben. Letztendlich musste das Konzept noch einmal überarbeitet und gemeinsam mit dem Fachbereich die aktuelle Inventurlösung erweitert werden.
Aus Fehlern lernen
Nach einer zweiwöchigen Pause wurde das Projekt 2021 noch einmal neu aufgesetzt und das Konzept überarbeitet. Die Fehler wurden ausgemerzt und der Rollout konnte im Oktober 2021 im regulären Inventurzeitraum vollzogen werden. 41 Selgros Märkte wurden mit der neuen Inventurlösung ausgestattet.
Erweiterungen und Optimierungen der Inventurlösung
In der zweiten Projektphase im Jahr 2022, ging es weiter mit dem Ziel, verschiedene Vertriebswege z.B. das Frischeparadies an das bestehende System anzubinden. Ergänzend sollte die Möglichkeit geschaffen werden, weitere Inventurarten, wie die permanente Inventur, durchführen zu können. Und nicht zuletzt standen weitere Optimierungen an der bestehenden Inventurlösung auf der Agenda.
Dauer des Projektes & Zukunftsziele
Mit dem Abschluss von Phase eins im Jahr 2021 und dem Abschluss von Phase zwei Ende 2022, ist das Projekt vollständig abgeschlossen. Es wird zum einen weiter an der Performance gearbeitet und zum anderen sollen weitere Lagerorte und Lagertypen, die noch nicht inventiert werden können, mit aufgenommen werden. Auch die Usability für die Endanwender soll noch verbessert werden.
Besonderheiten des IT-Projekts
Die Besonderheit in dem Projekt besteht darin, dass mit Variablen gearbeitet wird. Das heißt, normalerweise werden im klassischen Lager feste Lagerplätze vergeben, an denen sich der Bestand z.B. Obst und Gemüse befindet - sowohl physisch als auch systemisch. Bei Selgros und Transgourmet ist dies nicht der Fall. Es herrscht ein ständiger Warenwechsel in den Regalen. Der Lagerplatz für jeden Artikel ist variabel, was bei der Inventurlösung mitberücksichtigt werden musste.
Bist Du der richtige Kandidat? Dann check einmal unsere aktuellen Jobs!
Nachgefragt bei Tobias, Projektleiter
Welche Herausforderungen gab es während des IT-Projekts?
Die Herausforderung war ganz klar die Ressourcenplanung und die Kommunikation in der ersten Projektphase. Hinzu kam, dass viele externe Berater zu unterschiedlichen Zeiten an dem Projekt beteiligt waren. Es gelang uns nicht immer, alle Verantwortlichen an einen Tisch zu bekommen. In der zweiten Phase konnte ich das optimieren und habe die Kommunikationsprozess verändert. Schlussendlich konnten wir effizienter zusammenarbeiten.
Was hast du dazu gelernt?
Ich habe gelernt mit Struktur ans Werk zu gehen. Das hat uns 2020 etwas gefehlt. Ich plane jetzt die Entwicklerkapazitäten besser ein, denn das ist unser Nadelöhr. Überdies habe ich die internen Abstimmungsprozesse besser aufgesetzt und Dailys eingeführt, an dem auch der Fachbereich teilnimmt. Das Wichtige ist, dass wir mehr miteinander reden und uns im Loop halten.
Was sind Deine persönlichen Highlights in diesem Projekt?
Das absolute Highlight für mich war es, als ich das erste Mal sah, dass eine Inventurwelle erfolgreich abgeschlossen und alles richtig verbucht werden konnte. Ein weiteres persönliches Highlight war es, dass ich 2021 die Projektleitung übernehmen und ein paar Prozesse in der zweiten Projektphase optimieren konnte.
Was hat Dich motiviert nach dem ersten Tiefschlag weiter zu machen?
Wir hatten so viel Arbeit in das Projekt reingesteckt, da konnte ich nicht einfach aufgeben. Ich war von Stunde null an mit dabei und wollte die Inventurlösung in der Umsetzung sehen. Die Situation, als wir im Jahr 2020 im ersten Pilotmarkt waren und Performance Schwierigkeiten hatten - und das vor 200 Mitarbeitern, hat mich angespornt. Ich dachte: “Jetzt erst recht!”.
Warum sollte ein neuer Mitarbeiter in diesem Projekt mitarbeiten wollen?
Wir sind keine Theoretiker. Unser Team besteht aus Praktikern aus den verschiedensten Bereichen des Unternehmens. Zum Beispiel kommen einige aus den Cash & Carry Märkten. Es gibt einen tollen Teamzusammenhalt und die Arbeit ist vielfältig und abwechslungsreich. So sitzen wir nicht die ganze Zeit am Schreibtisch, sondern sind auch in den Märkten vor Ort im Einsatz. Das macht die besondere Mischung aus.
Unsere IT-Projekte
Blicke einmal hinter die Kulissen eines der größten Lebensmittel-Handelsunternehmen und erfahre mehr über unsere IT-Projekte und wie wir sie umsetzen.