IT Rollout in den Selgros Märkten - Tausche ALT gegen NEU

IT Rollout - Die Umstellung auf SAP

Ein IT-Rollout umfasst den Austausch alter Computersysteme oder Programme gegen neue Hardware und Software. Damit ein solcher Rollout gelingt und den gewünschten Nutzen und Mehrwert bringt, sollte er von Anfang an gut geplant werden. So wurde das TMC - Transgourmet-Multi-Channel Projekt - im Jahr 2017 ins Leben gerufen. Ein übergreifendes internes Vertriebsprojekt, das die Umstellung von 39 Selgros Märkten sowie 3 Cash & Carry Märkten auf die SAP-Systemlandschaft mit sich zog.

Hardware Rollout in Selgros- und Transgourmet Cash & Carry Märkten

Der Wechsel zu einer neuen IT-Infrastruktur war dringend notwendig, um mit der rasanten Entwicklung im IT-Bereich mithalten zu können und den Anforderungen gerecht zu werden. 
Ein Teilprojekt des Transgourmet-Multi-Channel Projekts war die Ausstattung der Selgros Märkte mit neuer Hardware. Denn der SAP-Software-Rollout zog auch den Austausch alter Hardware mit sich. Das bedeutet, dass zunächst der Bedarf geklärt werden musste, welche spezifischen Peripheriegeräte die einzelnen Märkte benötigten. Dazu zählen POS-Systeme (PCs), Touch-Bildschirme, Kreditkartenterminals, Handscanner etc. Auch die Einrichtung und Konfiguration neuer Drucker, Kassensysteme und Kreditkartenterminals musste geplant und sichergestellt werden.

Effiziente Umstellung an Wochenenden

IT-Rollouts sollten sich nur minimal auf den laufenden Betrieb auswirken und lediglich kurze Ausfallzeiten, Einrichtungs- und Rüstzeiten verursachen. Die Märkte wurden daher an Wochenenden umgestellt. Der Umfang war enorm. Ein normaler Selgros Markt hat zwischen 8 bis 10 Kassenbänder, dazu kommen spezielle Sonderkassensysteme. Dementsprechend musste pro Markt mit ca. 15 neuen Kassensystemen kalkuliert werden. An einem Wochenende konnten mit externen Dienstleistern (Techniker) bis zu 5 Märkte umgestellt werden.

Dauer des IT Rollouts & Zukunftsziele

Das IT-Projekt startete im Jahr 2017, indem das SAP Zentralsystem eingeführt und auf die Märkte angepasst wurde. Im Folgejahr konnte der erste Markt mit einer neuen Kassensoftware ausgestattet werden, weitere Pilotmärkte folgten. Im zweiten Schritt wurde die Hardware geplant und im Jahr 2020 mit dem Rollout begonnen, der sich bis Mitte 2021 hinzog. Momentan befindet sich das TMC Team wieder in der Phase der Kassensoftware-Modernisierung.

39 Hardware Rollouts

Kaum zu glauben, aber die Koordination des Hardware Projektes wurde von einer einzigen Person durchgeführt. Von der Bedarfsaufnahme bis hin zur Koordination, Kommunikation und Steuerung der externen Dienstleister an den Wochenenden. Punktuell waren bis zu 40 Personen in dem Teilprojekt involviert, beispielsweise Kollegen aus der Beschaffungsabteilung, Techniker externer Dienstleister, das Linux Team, welches das Kassensystem aufsetze und das Netzwerk Team, welches LAN-Einrichtungen bereit stellte. Darüber hinaus war der Softwarebereich aktiv, der sich um das SAP-System im Ganzen kümmerte. Durch das eingespielte Team konnte das Projekt zum Erfolg geführt werden.

Nachgefragt bei Ralf, Projektleiter

Was waren deine wichtigsten Erkenntnisse beim IT Rollout?

Ich habe festgestellt, dass ich mit den Anwendern, die das System tagtäglich nutzen, anders kommunizieren muss als mit der IT. Wichtig für eine gute Zusammenarbeit ist, die andere Seite zu verstehen und die Kommunikation dementsprechend anzupassen.

Was sind deine persönlichen Highlights?

Im Projektgeschehen waren für mich oft die einzelnen Meilensteine relevant, um einen konkreten Fortschritt zu dokumentieren. Um ein Projekt abzuschließen, zählt allerdings das große Ganze. So war mein persönliches Highlight, als wir den letzten Markt an SAP anschließen und den Kassen- und Hardware Rollout abschließen konnten.

Warst Du während des Rollout Projektes mit deiner Work-Life-Balance zufrieden?

Ja, ich war sehr zufrieden und kann es mir nicht besser vorstellen. Wenn ich am Wochenende gearbeitet habe, habe ich in der darauffolgenden Woche einen Zeitausgleich genommen. Anfangs musste ich viel für das Projekt reisen, um die Anforderungen der Marktleiter zu dokumentieren und aufzunehmen. Das war spannend und ich kenne mittlerweile jeden Marktleiter persönlich. Natürlich war dies sehr zeitintensiv, aber auch hier konnte ich einen Ausgleich schaffen. In manchen Wochen habe ich dann einfach weniger Stunden pro Tag gearbeitet. Die IT von Transgourmet ist sehr flexibel, was das betrifft. Zur Work-Life-Balance trägt das Gleitzeitmodell bei und die Wahl, ob ich remote oder im Büro arbeiten kann.

Welche Herausforderungen gab es während des IT Rollouts?

Meine persönliche Herausforderung war es, in einen großen Betrieb mit festen Strukturen zu wechseln. Ich habe 2019 bei Transgourmet in der IT angefangen, als das Projekt schon am Laufen war. Da musste ich erst einmal alle Geschäftsbereiche kennenlernen, um die Prozesse zu verstehen. Auch wenn ich einen tiefen IT Background besitze, bis ich fachlich in allen Themen drin war und mitreden konnte, hat das drei bis vier Monate gedauert.

Was macht ein IT Rollout besonders interessant für neue Kollegen?

Meiner Meinung nach, macht die umfassende Thematik das Projekt sehr spannend für neue Kollegen. Das heißt, die Dinge nicht nur von dem Hardwareaufbau zu beleuchten, sondern auch die Bedürfnisse der Anwender zu hinterfragen. Und natürlich das gesamte Projektmanagement.