Digitales Verpflegungsmanagement - Rechtzeitig geliefert und frisch auf dem Tisch
“Sich selbst immer wieder mal die "Kundenbrille" aufsetzen, ist in diesem Projekt essenziell.”
Beate, Projektleiterin
Vom Kundenbedürfnis zum IT-Vertriebsprojekt
Der Vertrieb der Transgourmet ist mit seinem großen Team von Fachberatern deutschlandweit jeden Tag vor Ort beim Kunden. Durch den persönlichen Kontakt, kennen die Vertriebsmitarbeiter ihre Kunden beim Vornamen und wissen ganz genau, wo ihnen der Schuh drückt. Das Projekt Verpflegungsmanagement entstand aus einem klaren Kundenbedürfnis heraus, welches der Vertrieb von Transgourmet erkannte und auf dessen Umsetzung beharrte.
Ausgangslage am Markt und Herausforderungen
Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung stehen seit jeher vor der Herausforderung des Fachkräftemangels. Dies hat sich durch die Pandemie noch verstärkt. Folglich werden alternative und vor allem flexible Verpflegungskonzepte für Einrichtungen mit Gemeinschaftsverpflegung benötigt, die den verändernden Marktbedingungen gerecht werden. So setzen viele Einrichtungen bei der Zubereitung ihrer Mahlzeiten auf Convenience Produkte, die schnell zubereitet und serviert werden können.
Doch wie kommen tausende, gesunde und abwechslungsreiche Produkte tagtäglich rechtzeitig in die Einrichtungen und wie kann dieser Prozess sichergestellt werden? Mit diesen Fragen, ob von Krankenhäusern, Reha-Zentren, Schulen und Kindergärten, wurde der Vertrieb von Transgourmet stetig konfrontiert.
Die Lösung: Digitale Essensbestellungen via App und Web
Ein zuverlässiger und automatisierter Prozess für die Bestellung, Lieferung und Abrechnung von Convenience Produkten, in Form von vorbereiteten Speiseplänen musste her. So ging der Vertrieb auf die IT von Transgourmet zu, erläuterte die Problemstellungen am Markt und gemeinsam wurden spezifische Projektziele definiert. Im Anschluss wurde bei der Geschäftsführung um ein Projektbudget gekämpft. Mit Erfolg, denn es ging zunächst in die Konzeption verschiedener ausgewogener Mittagessen. Verschiedene Menülinien wurden abgestimmt, aus denen heute via App & Web eine Bestellung resultiert. Das System berechnet anhand der gewünschten Anzahl der Portionen die benötigten Bestellmengen der jeweiligen Produkte. Die Speisepläne können so rollierend mit viel Vorlauf bestellt werden.
Dauer des Projektes & Zukunftsziele
Das Projekt begann 2021 und benötigte eineinhalb Jahre, bis es intern als Projekt gestartet wurde. Der Rollout ist für 2023 geplant. Auf die Rückmeldungen des Marktes legt Transgourmet viel Wert, daher wird das System kontinuierlich optimiert und weiterentwickelt.
Besonderheit des Projektes
Der Vertrieb und die IT bilden in diesem speziellen Projekt eine Doppelspitze. Aber auch die Logistik, das Controlling, das Servicecenter und das Transgourmet-interne Schulungsteam sind involviert.
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Nachgefragt bei Beate, Projektleiterin
Was sind deine persönlichen Highlights bei diesem Projekt?
Zum einen, dass wir in SAP etwas Neues schaffen und somit direkt auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen können. Die Entwickler sind hoch motiviert, etwas Neues auszutüfteln. Diese Energie überträgt sich auf das gesamte Team. Das ist für mich ein definitives Highlight. Zum anderen sind es die tolle Teamarbeit und die offene Kommunikation im Projekt. Das Team kennt sich bereits, das ist ein großer Vorteil.
Hast Du etwas Neues dazu lernen können?
Vor allem in Bezug auf die Kommunikation habe ich viel dazu gelernt. Jedes Teammitglied hat ein wertvolles Spezialwissen. Die Herausforderung dabei ist, den Austausch zwischen ihnen zu fördern, um gemeinsam etwas auf die Beine zu stellen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass wir in erster Linie für den Kunden entwickeln. Dazu müssen wir uns selbst immer wieder mal die “Kundenbrille” aufsetzen.
Was sind deine Tipps, um ein Projekt wie dieses zu steuern?
Geduld und Beharrlichkeit, Umsetzungsvarianten hinterfragen und kontinuierlich in den Austausch gehen sind meine Tipps, um ein Projekt wie dieses optimal voranzutreiben.
Welche Skills sollte ein Mitarbeiter für ein IT-Projekt wie dieses mitbringen?
Interesse an integrativen Themen, Prozesskenntnis, Kommunikationsfähigkeit und Empathie, sind aus meiner Sicht entscheidend.
Was macht Deiner Meinung nach das Projekt so erfolgreich?
Das Team in der IT, das kollegiale Miteinander, der Ehrgeiz des Vertriebs, der immer wieder die Brücke zum Kunden schlägt und die gute Zusammenarbeit mit externen Partnern.
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